ERP-PPS-Einführung

richtig entscheiden - schnell einführen ...

Beratung
Phasen
ERP/PPS/FST

Vorgehensweise zur Einführung von
Softwareanwendungen

Beratung zur Systemeinführung

Die Einführung von komplexen Softwareanwendungen, wie ERP-, PPS- und Fertigungssteuerungssystemen, ist eine Aufgabe, die eine ganzheitliche Betrachtung des Unternehmens, seiner Kunden, Produkte, Mitarbeiter sowie der Geschäftsprozesse und Fertigungsverfahren erfordert. Ihre effektive Lösung setzt den Einsatz verschiedener Methoden sowie Kenntnisse und Erfahrungen voraus, die nur durch eine Spezialisierung erreichbar sind und selten in KMU in ausreichenden Maße verfügbar sind. Die notwendige Beratung setzt idealerweise frühzeitig - vor der Auswahl eines Systemes - ein und unterstützt den Anwender im gesamten Einführungsprozeß. Die Wahl eines unabhängigen Beraters sichert eine objektive Systemauswahl und Vertretung des Unternehmens gegenüber den Anbietern.

Die Entscheidungen im Rahmen einer Systemeinführung beeinflussen das Unternehmen über mehrere Jahre und sind deshalb entsprechend sorgfältig zu treffen. Vor dem Hintergrund der rasanten Entwicklung in der Informationstechnologie sind ständig neue Trends zu beachten und zu bewerten. Der Aufwand betrifft nicht nur die externen Kosten, Software und Hardware, Schulung und Beratung, sondern auch die internen Planungs- und Umstellungskosten sowie die Folgekosten im laufenden Betrieb. Hier sind insbesondere die Handhabung und das Antwortverhalten mit ihren Auswirkungen auf die Mitarbeiter und ihre Motivation zur Systemnutzung zu nennen.

Die mit der Einführung der neuen Anwendung betrauten Systemhäuser erwarten im Rahmen ihrer Einführungsplanung kompetente und erfahrene Ansprechpartner für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement im Unternehmen. Fehlen diese Ansprechpartner oder fehlt den Ansprechpartner die Kapazität, die aufwendige Projektbetreuung neben dem in der Regel vorgehenden Tagesgeschäft zu leisten, sind Verzögerungen und Kostensteigerungen im vereinbarten Projektablauf unvermeidlich. Die Folgen für das Unternehmen reichen von Motivationsproblemen bei den Mitarbeiten, längerer Nutzung veralteter oder unzureichender Systeme, bis zu vermeidbaren Fehlentscheidungen im Management aufgrund noch nicht verfügbarer Informationen.

Die Systemeinführung selbst läuft in mehreren Phasen ab, beginnend bei den ersten Planungen bis zur Unterstützung im laufenden Betrieb des neuen Systems. Die in den einzelnen Phasen durchzuführenden Aufgaben sind in Art, Umfang und anzuwendende Methoden spezifisch auf das jeweilige Unternehmen abzustimmen, um die erforderlichen Entscheidungen und Ergebnisse der Phasen zu erzielen.

Viele Unternehmen erkennen im laufenden Einführungsprozeß den Bedarf einer ergänzenden Beratung. In diesen Fällen ist jederzeit der Beginn einer Zusammenarbeit möglich. Der aktuelle Projektstand ist dann in einem vorgeschalteten Schritt zu erfassen, um in der Folge das weitere Vorgehen situationsbedingt vereinbaren zu können.

Einführungsphasen

Entscheidung zum Projektbeginn
Mit dem Gedanken "Das Unternehmen braucht eine neues System ..." sollte bereits ein systematischer Planungsprozeß eingeleitet werden. Diese den Einführungsprozeß startende Feststellung ist zu einer ersten, fundierten Entscheidungsvorlage auszuarbeiten, die das weitere Vorgehen festlegt. Bereits jetzt werden für die Kosten, Termine und erzielbare Ergebnisse die wesentlichen Weichenstellungen vorgenommen. Wesentliche zu klärende Aspekte sind: Ursachen Ziele Anforderungen Erneuerung -Update- bestehender Systeme Projektplanung Finanzierung In dieser Phase werden Methoden zur Ursachenanalyse und zur Zielplanung, Fragebögen und strukturierte Kurz-Interviews eingesetzt. Als kompakte Form der Durchführung dieser Phase haben sich bereichübergreifende Workshops bewährt.
Lösungsneutrale Spezifikation
Für die Anfrage und Systemauswahl sind die Anforderungen an das System in einer Spezifikation zusammenzufassen. Zentraler Bestandteil sind Funktionen Ablauf von Geschäftsprozessen Datenstrukturen Bei der Spezifikation sind insbesondere die spezifischen Besonderheiten und Anforderungen aus den Abläufen, Produkten und eingesetzten Technologien zu erfassen. In der dazu notwendigen Analyse des Ist-Zustandes treten Schwachstellen und Optimierungsansätze zu Tage. Die von dem Unternehmen zu schaffenden Voraussetzungn sind festzustellen und von den Anforderungen an das einzuführende System zu trennen. Angewandt werden Methoden und Werkzeuge wie strukturierte Interviews, die Modellierung von Geschäftsprozessen sowie Checklisten.
Systemauswahl
Aufgrund der Branche, Größe und Struktur wird zuächst eine Vorauswahl von Systemen anhand von schriftlichen Unterlagen vorbereitet. Besondere Merkmale des Unternehmens werden bereits jetzt in Vorgespächen mit den Herstellern geklärt. Aus dieser Vorauswahl werden in der Regel 3-5 Anwendungen eingehender zu folgenden Punkten untersucht: Funktionen Benutzeroberfläche und Handhabung Flexibilität und Abpaßbarkeit Anbieter, seine Marktpräsenz und Service Vorgehen zur Einführung und Schulung Preise Eine Präsentation des System mit den Anwendern aus den verschiedenen Unternehmensbereichen ist unabdingbarer Bestandteil bei dieser Auswahl. Zur Sicherung der Auswahl empfiehlt es sich, das gewählte System, bzw. bei einem Kopf-an-Kopf-Rennen die besten Systeme, einer Test-Installation zu unterziehen. An der Test-Installation können die Handhabung und typische Geschäftsprozesse erprobt werden. Zur Auswahl werden aus der Zielplanung und der Spezifikation die Entscheidungskriterien abgeleitet. Zu den Kriterien werden Wertmaßstäbe vergeben und ihre Gewichtung festgelegt. Die Bewertung der ausgewählten Systeme wird durch ein Meinungsbild der Anwender ergänzt.
Vertragsverhandlungen
Die Vertragverhandlungen bestimmen die spätere Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Systemhersteller. Dabei werden die Anpassungen und Änderungen an dem System an die unternehmensspezifischen Anforderungen im wesentlichen festgelegt. Die Verhandlungen erfassen neben den Kosten und reinen Verkaufsbedingungen, folgende Vereinbarungen: herstellerspezifische Spezifikation Hard- und Softwaresysteme Einführungsplan Schulungen Anpassungen Beratungs- und Supportleistungen zur Einführung Projektplanung Durch eine gute Vorbereitung der Punkte 1 bis 3 können wesentliche Fragen des Herstellers umfassend beantwortet werden. Das Unternehmen ist in der Lage, seine Anforderungen jetzt, zum richtigen Zeitpunkt, in den Vertrag aufzunehmen. Das Risiko, nach Vertragsabschluß und Bindung an den Hersteller, Erweiterungen vornehmen zu müssen, nimmt erheblich ab.
Einführungsplanung und -vorbereitung
Mit dieser Phase beginnt der Realisierungsprozeß. Das Unternehmen und die einzuführende Software werden zielgerichtet auf den Start des Echtzeitbetriebes zum Tag X vorbereitet. In der Regel sind in allen betroffenen Unternehmensbereichen, d. h. häufig im gesamten Unternehmen, unterschiedliche, eng vermaschte Aktivitäten zu planen, zu koordinieren und auszuführen und mit den Vorbereitungen den Herstellers abzustimmen. Schulung der Mitarbeiter Aufbereiten vorhandener Stammdaten Bereitstellen von Export- und Importfunktionen für Stamm- und Bewegungsdaten Hard- und Software für das neue System (Server, Betriebssysteme, Datenbanken, Kommunikation) Anpassen und Konfigurieren der neuen Software Bereitstellen von Verbrauchsmaterialien (Formularsätze) Installation des Systems Einrichten der Benutzerarbeitsplätze sowie ihre Konfiguration Testbetrieb und Aufbau-Training für die Mitarbeiter Kopplung zu anderen Systemen des Unternehmens Detailplanung zum Start des Echtzeitbetrieb (Stichtag oder Übergangsphase) Information der Kunden und Lieferanten über Termine, Änderungen und mögliche Störungen Testen der Aufnahme Echtbetrieb Zentrale Aufgabe der Beratung in dieser Phase ist das Projektmanagement und das Erkennen von Problemen. Die Prüfung und Aufbereitung der bestehenden Stamm- und Bewegungsdaten erfolgt durch vorbereitende Datenanalysen. Zum Export und Import der Daten kann auf vorhandene, gegebenenfalls anzupassende Konvertierungsprogramme zurückgegriffen werden. Im Testbetrieb sind gemeinsam mit den geschulten Mitarbeitern und dem Hersteller letzte Schwachstellen aufzudecken und vor dem Echtbetrieb zu beheben.
Aufnahme des Echtbetriebes
Der Echtbetrieb kann zu einem Stichtag für das ganze Unternehmen oder bereichsweise aufgenommen werden. In beiden Fällen sind jeweils zum Stichtag folgende Aktivitäten durchzuführen: Import der aktuellen Daten Aktivieren der Schnittstellen z.B. zu Kunden oder Lieferanten Aktivieren bzw. Austausch der Arbeitsplätze Umstellen von Druckern etc. Test der Arbeitsplätze mit den eingerichteten Nutzern Sichern der alten Systeme vor unbeabsichtigten Zugriff
Anlauf
Auch bei einer gründlichen Vorbereitung treten in den ersten Tagen und Wochen des Echtbetriebes noch Fragen und Probleme auf. Diese sind nach ihrer Priorität geordnet und in enger Zusammenarbeit mit dem Hersteller zu bearbeiten. Für die häufig genutzten Funktionen werden die Mitarbeiter schnell die nötige Routine entwickeln und einen reibungslosen Betriebsablauf ermöglichen. Für die selten oder nur turnusmäßig genutzten Funktionen ist ein längerfristig verfügbarer Ansprechpartner wichtig, der dann diese Arbeiten ggf. im Unternehmen betreuen kann. Während des Anlaufs erkennen die Mitarbeiter aus der sich einstellenden Arbeitsroutine Ansätze zur Optimierung der Anwendung und der mit eingeführten Organisationsänderungen. Diese Änderungswünsche sind zu prüfen und ggf. zu realisieren. In dieser Phase fällt auch der Abschluß des Einführungsprojektes zur Anwendungssoftware. Damit mit sind folgende Abschlußarbeiten verbunden: Test im laufenden Echtbetrieb Endabnahme Dokumentation von Mängeln Überwachung der Mängelbeseitigung
Betrieb begleiten
Das neue System wird mehrere Jahre im Betrieb eingesetzt. Während dieser Zeit ändern neue Herausforderungen das Unternehmen und sein Umfeld. Diese Prozesse werden auch Änderungen an dem System und seinen Einsatz im Unternehmen zur Folge haben. Die im Einführungsprozeß erarbeiteten Kenntnisse zu dem System, seine Anpassung an das Unternehmen und zu dem Unternehmen selbst, sind ein Erfahrungsschatz, mit dem ein Optimierungsprozeß wirkungsvoll unterstützt werden kann.

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